Inleiding
Binnen de school worden leerling- en persoonsgegevens verwerkt en beheerd ten behoeve van het onderwijs. De school als verwerkingsverantwoordelijke beschouwt het beschermen en beveiligen van persoonsgegevens en de privacy als een grote verantwoordelijkheid. Middels dit privacy statement informeren wij u over de maatregelen die de school toepast om persoonsgegevens te beschermen en te beveiligen. Ook is dit privacy statement bedoeld om u in kennis te stellen van de rechten die u heeft als ouder en/of wettelijk vertegenwoordiger t.a.v. de verwerkingen.
Reikwijdte en doelstelling
Dit reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die van betrokkene worden verwerkt, waaronder leerlingen, ouders en of wettelijk vertegenwoordigers, medewerkers, stagiaires en vrijwilligers van de Ruitenbeekschool te Barneveld/Lunteren. Dit reglement heeft tot doel:
- Het bieden en organiseren van het onderwijs waaronder leerlingbegeleiding
- Het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen
- Het borgen van een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens waarvoor de school verantwoordelijk is.
Belangrijke begrippen
- Persoonsgegevens
Alle gegevens van de betrokkene (een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon), waaronder naam, geboortedatum, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mailadres, cijferlijsten en prestaties, klachten, rapportages, waaronder medische gegevens, correspondentie, beeldmateriaal, loginnamen en wachtwoorden m.b.t. applicaties voor onderwijsdoeleinden. - Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. - Betrokkene
De leerling, ouder en of wettelijk vertegenwoordiger op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. - Verwerkingsverantwoordelijke
de Ruitenbeekschool te Barneveld/Lunteren stelt als verwerkings-verantwoordelijke het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast zoals bijvoorbeeld in het leerlingvolgsysteem. - Verwerker
De persoon en of organisatie die in opdracht van de school (als verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens verwerkt.
Soorten persoonsgegevens
Vanaf aanmelding van een leerling bij de school worden er persoonsgegevens verzameld zoals NAW-gegevens, Burgerservicenummer, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, levensbeschouwing / kerkgenootschap en contactgegevens van de huisarts. Ook verzamelt de school informatie over de ouders en of wettelijk vertegenwoordigers zoals NAW-gegevens, beroep en opleidingsniveau. Voor dit laatste wordt altijd specifiek toestemming gevraagd. De school hanteert de wettelijk gestelde bewaartermijnen, en bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk.
Beveiligen en bescherming van persoonsgegevens
De school heeft organisatorische en technische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen bestaan uit;
- Het toepassen van een intern privacy- en informatiebeveiligingsbeleid
- Het bevorderen van bewustwording bij medewerkers i.v.m. risico's op verlies, vernietiging en of onbevoegde toegang tot persoonsgegevens
- Accountbeheer en autorisatie om alleen medewerkers toegang te verlenen tot de benodigde informatie voor de uitoefening van hun functie binnen de school
- Beveiliging en versleuteling van persoonsgegevens
- Een actieve firewall/IPS voor het bewaken van het schoolnetwerk
- Het toepassen van software ter bestrijding van spam, virus en malware
- Het veilig versturen van persoonsgegevens middels een beveiligde email
- Het hanteren en monitoren van bewaartermijnen, zodat gegevens niet langer dan noodzakelijk worden bewaard
- Het periodiek analyseren en verbeteren van het schoolbeleid t.a.v. het beschermen van persoonsgegevens en de privacy.
Rechten betrokkenen
De AVG geeft de betrokkene een aantal rechten. De school erkent deze rechten en handelt in overeenstemming met deze rechten.
- Recht op inzage
Elke betrokkene waarvan de school persoonsgegevens verzameld heeft, heeft het recht op inzage in de gegevens die worden beheerd. Indien nodig kan de school de identiteit controleren ter verificatie. - Recht op aanvulling en of wijziging van gegevens
De betrokkene heeft de mogelijkheid om een verzoek te doen tot verbetering, aanvulling of afscherming van persoonsgegevens. - Recht om gegevens te delen
De betrokkene heeft het recht om op eigen initiatief persoonsgegevens te delen met overige personen en/of andere organisaties. - Recht op verwijdering van informatie
Op het moment dat de betrokkene van mening is dat de school persoonsgegevens verwerkt waarbij geen sprake is van een grondslag of waarvoor geen toestemming is gegeven, kan de betrokkene de school verzoeken om de persoonsgegevens te vernietigen.
Op het moment dat de school een bovenstaand verzoek ontvangt, wordt de betrokkene binnen een maand schriftelijk geïnformeerd over de voortgang of afwijzing van het verzoek. Bij complexe verzoeken kan het zijn dat de school meer tijd nodig heeft om het verzoek te behandelen. De periode kan worden verlengd met 4 weken (een maand). Nadat het verzoek is gehonoreerd, zal de school het verzoek zo spoedig mogelijk uitvoeren.
Intrekken toestemming
Wanneer er sprake is van toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens -een voorbeeld hiervan is het maken van foto's-, kan de toestemming schriftelijk worden ingetrokken door de ouder en/of wettelijk vertegenwoordiger.
Camerabewaking
Op onze school maken we gebruik van camerabewaking met als doel om het schoolterrein en de eigendommen van de school te bewaken. Cameraopnames worden niet langer bewaard dan noodzakelijkerwijs nodig is.
Klachten
Het heeft onze voorkeur om klachten bespreekbaar te maken met de betreffende leerkracht, directeur of de aangestelde functionaris gegevensbescherming. Mocht de ingediende klacht niet leiden tot het gewenste resultaat, dan is het mogelijk om een privacy gerelateerde klacht te melden bij de autoriteit persoonsgegevens.
Functionaris gegevensbescherming
Namens de school is een functionaris gegevensbescherming -Jaap Jongeneel- geregistreerd bij de autoriteit persoonsgegevens. Indien gewenst kunt u in contact worden gebracht met de functionaris gegevensbescherming. Neem voor de adresgegevens contact op met de administratie van de school of kijk in de schoolgids.
Het Privacy statement is op 20-10-2022 voor het laatst bijgewerkt.